Personalbüro

Hier finden Sie ausgewählte Informationen zu aktuellen Fachthemen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Formulare zur Aufnahme neuer Mitarbeiter und zahlreiche Rechner z.B. für die Lohnvorwegabrechnung.

Auslandsaufenthalte im Rahmen einer Entsendung
Informationen für Fachkräfte und Arbeitgeber

Im Zuge der Globalisierung steigt der Bedarf an qualifizierten Fachkräften mit internationaler Erfahrung, interkultureller Kompetenz und Fremdsprachenkenntnissen.

Auslandseinsätze von Mitarbeitern und Managern gehören deshalb immer mehr zum Alltagsgeschäft von Unternehmen. Steuerlich und sozialversicherungsrechtlich fallen sie unter den Begriff der Entsendung.

Entsendung

Unter Entsendung ist ein im Voraus zeitlich begrenzter, beschäftigungsbedingter Ortswechsel eines Mitarbeiters mit Wohnsitz oder gewöhnlichem Aufenthalt im Inland auf Weisung seines inländischen Arbeitgebers ins Ausland zu verstehen. Eine Entsendung muss grundsätzlich im beiderseitigen Einvernehmen erfolgen.

Vertrag

Das beiderseitige Einverständnis über die Entsendung sollte schriftlich als Änderung des Arbeitsvertrags festgehalten werden. Dauert die Entsendung länger als einen Monat, muss in der vertraglichen Einigung außerdem Folgendes festgehalten werden:

• der Zeitraum der Auslandstätigkeit
• die Währung, in der das Arbeitsentgelt ausgezahlt wird
• die mit dem Auslandsaufenthalt verbundenen zusätzlichen Entgelte und Sachleistungen
• die Bedingungen hinsichtlich der Rückkehr des Arbeitnehmers

Darüber hinaus sollten auch die wesentlichen Vertragsbedingungen (z. B. die Beschreibung der Tätigkeit im Ausland, Arbeitszeiten und Urlaubsregelungen) zwischen Arbeitgeber, Arbeitnehmer und dem aufnehmenden Unternehmen schriftlich festgehalten werden.

Anwendbares Recht

Für die beteiligten Vertragsparteien gelten i. d. R. die rechtlichen Bestimmungen des Landes, in dem die Beschäftigung ausgeübt wird. Informationen hierzu erteilt die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung (DVKA) unter www.dvka.de. Zu beachten ist, dass – unabhängig von einer Vereinbarung – zwingende Vorschriften im In- oder Ausland Vorrang haben (z. B. Regelungen im Ausland betreffend Arbeitserlaubnis, generellen VISA-Bestimmungen, Mindestlohn, Feiertagen, im Inland betreffend Mutterschutz.)

Betriebsrat

Gibt es einen Betriebsrat, so ist bei einer Entsendung, die einen Zeitraum von einem Monat überschreitet, dessen Zustimmung erforderlich.

Versicherungen

Für die Dauer des Auslandsaufenthalts sollten private Versicherungen abgeschlossen werden, um einen umfassenden Schutz zu gewährleisten. Hierzu zählen mindestens der Abschluss einer Auslandskrankenversicherung, Auslandsunfallversicherung und einer Auslandshaftpflichtversicherung.
Für Bearbeitungs- und Tätigkeitsschäden im ausländischen Betrieb besteht in der Regel kein Schutz durch die reguläre Haftpflichtversicherung. Lassen Sie sich diesbezüglich frühzeitig von Ihren Versicherungsträgern beraten.
Bitte wenden Sie sich bei Versicherungsfragen direkt an die DVKA oder Ihren Versiche rungsträger (z. B. kann es bei einem längeren Auslandsaufenthalt sinnvoll sein, sich für diese Zeit von der deutschen Versicherung abzumelden).

Steuerpflicht

In Sachen Steuerpflicht im In- und Ausland vereinbaren Sie am besten einen Termin mit Ihrem Steuerberater. Erste Informationen erhalten Sie hier:
www.bzst.bund.de (Bundeszentralamt für Steuern)
www.bundesfinanzministerium.de
Bitte beachten Sie auch, dass bei einer Entsendung in eine Tochtergesellschaft des Untenehmens im Ausland zum Teil andere Bestimmungen gelten und die (steuer)rechtlichen Folgen andere sein könnten.
Quelle: Bundeswirtschaftsministerium

Leitfaden für die Entsendung in der Europäischen Union und der Schweiz

Bei Arbeitnehmern und Selbstständigen gelten in der Regel die Rechtsvorschriften des Mitgliedstaats, in dem sie ihre Tätigkeit ausüben. Dieser Grundsatz wird als Lex loci laboris bezeichnet. Personen, die vorübergehend bestimmte Geldleistungen aufgrund ihrer abhängigen oder einer selbstständigen Beschäftigung beziehen, unterliegen ebenfalls den Rechtsvorschriften des Mitgliedstaats ihrer beruflichen Tätigkeit. Für alle anderen Personen gelten die Rechtsvorschriften des Wohnmitgliedstaats (Lex domicilii).

In einigen sehr speziellen Fällen können jedoch andere Kriterien als der Ort der tatsächlichen Tätigkeit gerechtfertigt sein. Zu diesen Fällen gehören die zeitlich begrenzte Entsendung von Arbeitnehmern in einen anderen Mitgliedstaat, die Tätigkeit einer Person in zwei oder mehr Mitgliedstaaten und bestimmte Kategorien von Arbeitnehmern, wie z. B. Beamte.

Dieser Leitfaden hat vier Teile:

Teil I: Entsendung von Arbeitnehmern
Teil II: Ausübung einer Tätigkeit in zwei oder mehr Mitgliedstaaten
Teil III: Bestimmung des Wohnorts
Teil IV: Übergangsbestimmungen

Hier geht es zum Leitfaden.

Zuwanderung – Beschäftigung von Asylsuchenden

Das Asyl-Reformpaket ist in seinen wesentlichen Teilen in 2016 in Kraft getreten. Sofern ein Arbeitgeber Asylbewerber beschäftigen will, gibt es verschiedene Besonderheiten zu beachten. Das Integrationsgesetz ermöglicht geflüchteten Menschen bereits während des Asylverfahrens, sich sinnvoll und gemeinnützig zu betätigen und an den deutschen Arbeitsmarkt herangeführt zu werden. Dabei entsteht weder ein Arbeits- noch ein Beschäftigungsverhältnis. Die Maßnahmen sind mit 1-Euro-Jobs vergleichbar und heißen im Gesetzestext „Flüchtlingsintegrationsmaßnahmen“ (FIM)

Mehr dazu über das Bundesministerium für Arbeit und Soziales.

Mindestlohn

Tarifübersicht

Ab dem 1. Januar 2020 gilt in Deutschland der gesetzliche Mindestlohn von 9,35 EUR je Stunde. Darüber hinaus gibt es viele abweichende Tarifvereinbarungen für unterschiedliche Branchen. Hier finden Sie eine aktuelle Tarifübersicht: Tarifliche Mindestlohnregelungen – Branchenübersicht

Tarifregister Nordrhein-Westfalen

Im Tarifregister Nordrhein-Westfalen werden sämtliche Tarifverträge registriert, die im Land Nordrhein-Westfalen gültig sind. Zum Tarifregister …

Aufzeichnungspflichten zum Mindestlohn: Was ist zu tun?

Um sicherzustellen, dass dieser tatsächlich für jede Arbeitsstunde bezahlt wird, besteht in bestimmten Branchen die Pflicht, die Arbeitszeiten zu notieren.

In welchen Branchen muss die Arbeitszeit aufgeschrieben werden?

Die Dokumentationspflicht gilt generell nur für geringfügig Beschäftigte (Ausnahme: Minijobber im privaten Bereich) und die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Wirtschaftsbereiche, in denen eine besondere Missbrauchsgefahr besteht. Dazu zählen z. B. das Baugewerbe, Gaststätten und Herbergen, Speditions-, Transport- und Logistikbereich, Unternehmen der Forstwirtschaft, Gebäudereinigung, Messebau und Fleischwirtschaft. Auch Zeitungszustellerinnen und -zusteller sowie Beschäftigte bei Paketdiensten müssen regelmäßig ihre Arbeitszeit aufzeichnen.

Was muss wie notiert werden?

Auf einem Zettel oder Vordruck muss der Arbeitgeber notieren (oder notieren lassen):

• den Beginn der Arbeitszeit (für jeden Arbeitstag)
• das Ende der Arbeitszeit (ebenfalls für jeden Arbeitstag)
• die Dauer der täglichen Arbeitszeit, also bspw. die Stunden. Achtung: Pausenzeiten gehören nicht zur Arbeitszeit, sind also herauszurechnen; die konkrete Dauer und Lage der jeweiligen Pausen müssen nicht aufgezeichnet werden

Was ist noch zu berücksichtigen:

• Es ist egal, ob die Liste handschriftlich oder maschinell erstellt und ausgefüllt wird.
• Unterschriften des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmers sind nicht erforderlich.
• Dass die Liste korrekt ist, hat der Arbeitgeber sicherzustellen.
• Die Arbeitszeit muss bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages dokumentiert sein, also eine Woche später.
• Das Dokument verbleibt beim Arbeitgeber und muss bei einer Kontrolle durch den Zoll vorgezeigt werden. Es ist also ratsam, die aktuelle Aufzeichnung griffbereit zu haben.

Quelle: www.der-mindestlohn-wirkt.de

Nettolohnoptimierung

Lohn- oder Gehaltserhöhungen kommen nach der Wirkung durch die Steuerprogression nur eingeschränkt zur Wirkung. Dabei sollte doch die Maßnahme einen Motivationsfaktor zeigen. Durch geschickte Gestaltungen ergeben sich sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber große Optimierungsmöglichkeiten. Durch eine Optimierung der Gehaltsbestandteile kann man die Nettobezüge der Mitarbeiter erhöhen und gleichzeitig die Kostenbelastung des Arbeitgebers senken.

Wir planen für Sie gerne Einzelkomponenten für Ihr Unternehmen wie z. B. Tank-Gutscheine, Telefonpauschalen, Internet-Nutzungpauschale, Kinderbetreuungskosten, Restaurant-Schecks, Personalrabatte, bei denen sich Personalkosten bis zu 1000 Euro pro Mitarbeiter einsparen lassen.

Auszug möglicher Optimierungsbausteine

• Internetpauschale
• Steuerfreie Unterstützungsleistungen
• Kinderbetreuungskosten
• Nutzung Telefon
• PC & Softwareüberlassung
• Essensmarken / Lebensmittelschecks
• Verpflegungsmehraufwand
• Personalrabatte
• Werkzeuggeld
• Reinigung / Berufskleidung
• Stellplatzmietung für Privatwagen
• Dienstwagen (Rentsharing)
• Garagenmiete für Dienstwagen
• Betriebliche Altersvorsorge
• Fahrzeugwerbung
• Erholungsbeihilfe

Das Elterngeld

Das Elterngeld fängt einen Teil des fehlenden Einkommens auf, wenn Eltern nach der Geburt des Kindes zu Hause bleiben. Das Basiselterngeld wird maximal 14 Monate gezahlt.

Das Elterngeld macht es für Mütter und Väter einfacher, vorübergehend ganz oder auch nur teilweise auf eine Erwerbstätigkeit zu verzichten und so mehr Zeit für die Betreuung ihres Kindes zu haben. Für die Eltern von Kindern, die ab dem 1. Juli 2015 geboren werden, besteht die Möglichkeit, zwischen dem Bezug von dem bisherigen Elterngeld (Basiselterngeld) und dem Bezug von ElterngeldPlus zu wählen oder beides zu kombinieren.

Das Elterngeld ist eine wichtige Unterstützung für Familien nach der Geburt eines Kindes. Das Elterngeld fängt einen Einkommenswegfall auf, wenn Eltern nach der Geburt für ihr Kind da sein wollen und ihre berufliche Arbeit unterbrechen oder einschränken.

Das Basiselterngeld wird an Väter und Mütter für maximal 14 Monate gezahlt; beide können den Zeitraum frei untereinander aufteilen. Ein Elternteil kann dabei mindestens zwei und höchstens zwölf Monate für sich in Anspruch nehmen, zwei weitere Monate gibt es, wenn sich auch der andere Elternteil an der Betreuung des Kindes beteiligt und den Eltern mindestens zwei Monate lang das Erwerbseinkommen wegfällt. Alleinerziehende, die das Elterngeld zum Ausgleich des wegfallenden Erwerbseinkommens beziehen, können aufgrund des fehlenden Partners die vollen 14 Monate Elterngeld in Anspruch nehmen.

Der Familienwegweiser beantwortet die wichtigsten Fragen zum Elterngeld: www.familien-wegweiser.de

Einen Elterngeldrechner finden Sie unter der Rubrik Gehalt / Elterngeld berechnen.

Quelle: BMFS

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Bei zunehmender Belastung in der digitalisierten Arbeitswelt spielt die Gesundheit der Mitarbeiter eine wesentliche Rolle für nachhaltigen Unternehmenserfolg. Wichtigstes Ziel ist, die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter zu erhalten. Sie entscheidet über das persönliche Wohlbefinden eines jeden einzelnen und ist Grundlage dafür, die Herausforderungen des Arbeitslebens zu meistern. Betriebliche Gesundheit ist zugleich ein Wettbewerbsfaktor und wirkt sich deutlich auf die Attraktivität des Unternehmens aus. Eine gesunde Mannschaft kann mehr leisten und Kosten und Erlöse verbessern.

Steuerliche Vorteile

Seit dem 1. Januar 2008 wird die Förderung der Mitarbeitergesundheit zudem unbürokratisch steuerlich unterstützt. Immerhin 500 Euro kann ein Unternehmen pro Mitarbeiter und pro Jahr seither lohnsteuerfrei für Maßnahmen der Gesundheitsförderung investieren.
Es werden Maßnahmen steuerbefreit, die hinsichtlich Qualität, Zweckbindung und Zielgerichtetheit den Anforderungen der §§ 20 und 20a Abs. 1 i. V. mit § 20 Abs. 1 Satz 3 SGB V genügen. Hierzu zählen z. B.:

• Bewegungsprogramme
• Ernährungsangebote
• Suchtprävention
• Stressbewältigung

Nicht darunter fällt die Übernahme der Beiträge für einen Sportverein oder ein Gesundheitszentrum bzw. Fitnessstudio.

Einkommensteuergesetz (EStG), § 3 Nr. 34:
Betriebliche Gesundheitsförderung
„Steuerfrei sind zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbrachte Leistungen des Arbeitgebers zur Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustandes und der betrieblichen Gesundheitsförderung, die hinsichtlich Qualität, Zweckbindung und Zielgerichtetheit den Anforderungen der §§ 20 und 20a des Fünften Buches Sozialgesetzbuch genügen, soweit sie 500 Euro im Kalenderjahr nicht übersteigen.“

Kontakt

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