Digitaler Steuerberater aus Köln

Digital und dennoch persönlich, das klingt zunächst nach einem Widerspruch, ist es aber nicht.

Nach wie vor stehen wir Ihnen persönlich als Ansprechpartner zur Verfügung, alleine der Austausch der Unterlagen erfolgt digital.

Datenschutz und Datensicherheit sind ein großes Thema, die Erfüllung der Vorgaben der DSGVO stellt sehr hohe Ansprüche an die diversen Prozesse. 

Das Thema Digitalisierung stellt Sie uns und uns vor sehr große Herausforderungen. Unsere Kanzlei ist seit 2008 nahezu papierlos. In 2008 haben wir ein DMS (Dokumentenmanagement) eingeführt, in dem wir sämtliche Belege digital verarbeiten. Die Einführung ist uns in guter Erinnerung, auch, was die damit verbundenen Stolpersteine angeht, wir wissen also sehr gut, worüber wir reden. 

Ob die Digitalisierung gewünscht ist oder nicht, ob sie befürwortet wird oder nicht, sie ist dringend notwendig, um weiterhin effizient wirtschaften und die Wettbewerbsfähigkeit erhalten oder steigern zu können.

Wir helfen Ihnen, Prozesse wie die Buchführung, das allgemeine Belegwesen oder das Führen Ihrer Personalakten zu digitalisieren.

Digitale Workflows

Sammeln Sie immer noch Ihre Belege, sortieren diese in mühsamer Kleinarbeit hinter den Kontoauszügen und reichen dann unter Zeitdruck die Unterlagen bei Ihrem Steuerberater ein, nur, um dann zu erfahren, dass noch Belege fehlen? Wie wäre es, wenn Sie nur morgens Ihre Post öffnen, diese scannen und dann einfach an uns schicken? Wir entscheiden dann, ob der Belege in die Buchhaltung gehört oder nicht.

Ihre Bankumsätze spielen wir komplett digital ein und führen alle vorhandenen Belege zu einer ordnungsgemäßen Buchhaltung zusammen. Weitere Arbeiten, was die belege angeht, sind Ihrerseits dann nicht mehr notwendig! Wir erleben häufig, dass Mandanten Belege per E-Mail erhalten, ausdrucken und uns dann zur Verfügung stellen.

Wir digitalisieren diesen Beleg dann, um ihn zu verarbeiten.

Welcher unnötige Aufwand hier betrieben wird, wird einem klar, wenn man sich diesen Vorgang einmal vor Augen führt:

Beispiel Telekom-Rechnung:

Die Telekom verschickt ihre Rechnungen per E-Mail als PDF, d.h. es liegt bereits ein digitaler Beleg vor. Dieser wird dann viel zu oft ausgedruckt, WIRD also zu einem analogen Beleg. Später wird dieser Beleg dann gescannt (wobei die Qualität nie die des Ursprungsbeleges erreicht) und wird spätestens jetzt überflüssig.

Es findet ein mehrfacher Medienbruch statt:

1. Beleg digital
2. Beleg analog
3. Beleg digital.

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, vorhandene digitale Belege, wie beispielsweise die Telekom-Rechnung, digital per Mail an uns weiterzuleiten, sodass wir diesen sofort verbuchen können.

Falls Ihr E-Mail-Programm das Erstellen von Regeln zulässt, können Sie auch eine Regel erstellen, dass Belege von bestimmten Absendern oder mit einem vorgegebenen Inhalt automatisch (ohne Ihr Zutun) an uns verschickt werden.

Sie selbst können einschätzen, welche Zeitersparnis das für Sie mit sich bringt und wie viele manuellen Fehler hierdurch vermieden werden können.

Digitale Finanzbuchhaltung

Gemeinsam entwickeln wir ein Konzept, in welchem Maß und wie Ihre Buchhaltung digitalisiert wird. Ziel ist die Vereinfachung sämtlicher Prozesse, so dass die Effizienz des Rechnungswesens steigt, ohne dass die Akzeptanz der Mitarbeiter leidet.
Setzt man diese konsequent um, bedeutet dies, dass Ihnen eine nahezu tagesaktuelle Buchhaltung zur Verfügung stellt, obwohl Sie diese außer Haus gegeben haben.

Sie erstellen Ihre Rechnungen über Word oder Excel? Ihre Rechnungen können nachträglich geändert werden?
Eine lückenlose Vergabe von Rechnungsnummern ist nicht 100%-ig sichergestellt?
Dann freut sich der Betriebsprüfer, denn jedes Kriterium für sich bedeutet für den Prüfer, dass er einen Grund hat, Ihre Buchführung anzuzweifeln und somit Hinzuschätzungen vornehmen darf.

Für ca. 5 Euro/Monat bieten wir Ihnen über die DATEV ein systemkonformes Rechnungsschreibungsprogramm an, welches alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
Angenehmer Nebeneffekt: Die Rechnungen können von uns digital übernommen werden, wir haben weniger Aufwand, was sich auch im niedrigeren Honorar zeigt.

Digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung

Lohnabrechnungen sind ein sehr komplexes Thema, welches in der Praxis häufig unterschätzt und vernachlässigt wird.
Ein- und Austritte von Mitarbeitern erfolgen häufig auf Zuruf, genauso wie Anpassungen der Arbeitszeiten oder des Gehalts.
Gemeinsam mit der DATEV stellen wir Ihnen eine Plattform bereit, mittels derer, Sie uns sämtliche notwendigen Unterlagen und Informationen Ihr Personal betreffend zur Verfügung stellen können.
So wissen wir rechtzeitig, was es in der aktuellen Abrechnung zu berücksichtigen gilt und können Sie auch rechtzeitig auf eventuelle Probleme (z.B. Formfehler) hinweisen.
Wir führen für Sie eine digitale Personalakte, auf die Sie jederzeit Zugriff haben.

Wenn gewünscht, stellen wir Ihrem Personal die Lohnabrechnungen und andere gewünschte Auswertungen digital bereit. Jeder Arbeitnehmer wird dann über das Vorliegen eines neuen Dokuments informiert und kann dann beispielsweise die aktuelle Lohnabrechnung abrufen.
In diesem Portal sind dann für jeden Mitarbeiter sämtliche ihm zur Verfügung gestellten Unterlagen (Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen, etc.) abrufbar, sowohl die aktuellen, also auch die aus der Vergangenheit.

Archivierung von Finanz- und Lohnbuchführungsdaten

Eine konsequente Nutzung der zur Verfügung stehenden Möglichkeiten führt zwangsläufig dazu, dass der mit Abstand größte Teil der Daten die FiBu und die LoBu betreffend digital zur Verfügung stehen.

Die digitale Verfügbarkeit bietet die Chance einer schlanken Archivierung.

Wenn sämtliche Voraussetzungen geschaffen sind, können Sie den Großteil Ihrer Papierbelege vernichten, was zu einer erheblichen Kostenersparnis führt.

Zudem müssen Sie keine Akten mehr suchen, weil Ihnen die Belege nahezu (Wartungsarbeiten müssen manchmal sein) zu jeder Zeit zur Verfügung stehen und Sie mittels einer Volltextsuche die gewünschten Belege sehr schnell finden werden.

Erfüllen gesetzlicher Anforderungen

Die Finanzverwaltung fordert von jedem Unternehmen/Unternehmer eine Verfahrensdokumentation; auch umsatzsteuerliche Kleinunternehmer sind hiervon betroffen, es gibt keinerlei Ausnahmen.

Wir helfen Ihnen gerne bei der Erstellung dieser sehr umfangreichen Dokumentation. Sofern Sie Ihre FiBu und LoBu über uns digital erstellen lassen, sind 80% der Verfahrensdokumentation relative schnell erstellt. Erweitert man die Verfahrensdokumentation um den Punkt „ersetzendes Scannen“, so können Sie bis auf wenige Ausnahmen sämtliche FiBu und LoBu-Belege nach Verbuchung/Verarbeitung vernichten.

Sie erfüllen Ihren Aufbewahrungspflichten dann gesetzeskonform vollständig digital. Bei der Erstellung der individuellen Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen überprüfen wir auch, ob ggf. auch andere gesetzliche Vorgaben erfüllt werden, so z.B. die E-Mail-Archivierung. 

Kontakt

Wirkungsvolle steuerliche Beratung lebt von der Kommunikation von Mensch zu Mensch. In diesem Sinne freuen wir uns auf den Kontakt mit Ihnen - telefonisch, per E-Mail oder gerne persönlich.